BHV Portofoons: snel acteren bij calamiteiten

BHV portofoons

Wellicht bent u er al bekend mee: speciale BHV portofoons. Waarvoor worden ze gebruikt? Wat zijn belangrijke zaken om rekening mee te houden?

Snel schakelen en acteren is bij bedrijfshulpverlening van onschatbare waarde. U kunt als BHV’er niet overal tegelijk zijn en bij calamiteiten maakt u al snel de nodige meters. De afgelopen jaren zijn portofoons onmisbaar geworden voor de bedrijfshulpverlening. In dit artikel leggen we u de verantwoordelijkheden van de BHV uit en de rol van BHV portofoons.

Wat zegt de wetgeving?
In de richtlijn 89/391/EEG, van 12 juni 1989, van de Raad van de Europese Gemeenschappen, betreffende de tenuitvoerlegging van maatregelen ter bevordering van de verbetering van de veiligheid en gezondheid van de werknemers op het werk, zijn verplichtingen vastgelegd voor werkgevers en werknemers over veiligheid en gezondheid op het werk. Alle landen van de Europese Unie moeten deze richtlijn verwerken tot nationale wetgeving. In Nederland is dit terug te vinden in artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet.

In deze Wet wordt onder andere gesproken van het verlenen van deskundige bijstand op het gebied van bedrijfshulpverlening. Werknemers die deze deskundige bijstand binnen een bedrijf of instelling verlenen, worden bedrijfshulpverleners (BHV’ers) genoemd. Alle bedrijfshulpverleners van een organisatie vormen samen de BHV-organisatie. Sinds 1994 is bedrijfshulpverlening in organisaties verplicht.

Risico inventarisatie
Iedere organisatie die de veiligheid en gezondheid van medewerkers en andere aanwezigen wil garanderen, dient te beginnen met een risico inventarisatie en evaluatie. Hierin wordt door de werkgever vastgelegd welke risico’s de werkzaamheden met zich mee brengen. Op basis hiervan kan worden vastgelegd welke maatregelen worden genomen om de risico’s te bestrijden.

Waar moet u rekening mee houden bij een plan voor BHV?

• de aard, grootte en ligging van de organisatie
• het aantal aanwezige werknemers en anderen en de tijdstippen waarop deze aanwezig zijn
• reactietijd van professionele hulpverleners
• gevaren vanuit de eigen organisatie / gevaren van buitenaf
• samenwerking met andere organisaties

BHV organisatie

Alles BHV’ers tezamen vormen de BHV organisatie. Er dient duidelijk vastgelegd te worden wat de taken en verantwoordelijkheden van de BHV’ers zijn zodat hierover geen misverstand kan bestaan. BHV’ers zijn belast met diverse taken waaronder:

• verlenen van (eerste) hulp bij ongevallen
• bestrijden van brand
• alarmeren en evacueren van alle werknemers en overige aanwezigen indien noodzakelijk

Communicatie en BHV portofoons

Het zal duidelijk zijn dat communicatie zowel met de werknemers van de eigen organisatie als met externe hulpverleners van essentieel belang is voor een goede bedrijfshulpverlening. Zoals aangegeven bepalen de risico’s die de medewerkers lopen welke maatregelen genomen moeten worden. Belangrijk daarbij is dat ook de communicatie-oplossing is afgestemd op de risico’s. Een kleine organisatie in een bedrijfsverzamelgebouw heeft met hele andere eisen te maken dan een bedrijf dat werkzaam is in de Petrochemie.

De volgende criteria spelen onder andere een rol bij het kiezen van de juiste communicatie oplossing:

1. Snelheid
2. Bereikbaarheid
3. Onafhankelijkheid
4. Robuustheid
5. Eenvoud/gemak
6. Beschikbaarheid randapparaat
7. Betrouwbaarheid (service)
8. Locatie

1. Snelheid
Tijdens calamiteiten is het zeer belangrijk dat de communicatie snel en effectief is. Hiervoor zijn BHV portofoons een bijzonder geschikt ‘instrument’. Alle portofoon gebruikers kunnen onderling met elkaar communiceren door het indrukken van de PTT (Push to Talk) toets. Degene die spreekt kan meteen beginnen en degenen die luisteren krijgen hetgeen wordt gezegd direct te horen; er behoeft hiervoor geen handeling te worden verricht.

2. Bereikbaarheid
De communicatie apparatuur moet elkaar kunnen bereiken om te kunnen communiceren. Dit kan ‘peer to peer’ communicatie zijn zonder tussenkomst van infrastructuur (bijvoorbeeld van portofoon naar portofoon) maar ook kan gekozen worden voor een oplossing waarbij men afhankelijk is van private of publieke infrastructuur. Als men voor portofoons kiest voor de communicatie is een infrastructuur slechts noodzakelijk indien de communicatie van portofoon naar portofoon (‘peer to peer’) niet toereikend is.

Dit kan bijvoorbeeld ontstaan door de aard van een gebouw (veel beton en of staal) maar ook vanwege de oppervlakte of de hoogte. In een dergelijk geval kan men zelf infrastructuur aanleggen waarmee de vereiste dekking wordt gerealiseerd. Maakt men gebruik van een oplossing die afhankelijk is van een publieke infrastructuur (bijvoorbeeld een app op een Smartphone) dan is het belangrijk om vast te stellen of op alle plaatsen waar men wil communiceren voldoende dekking is.

3. Onafhankelijkheid
Zoals bij ad.2 aangegeven kan het bij gebruik van BHV portofoons  noodzakelijk zijn om van een eigen infrastructuur gebruik te maken. Voordeel hiervan is dat men zelf de dekking en de uptime van deze infrastructuur kan bepalen. Normaliter moet een dergelijke infrastructuur altijd beschikbaar zijn. De gewenste dekking en een hoge beschikbaarheid ‘high availability’ kunnen gerealiseerd worden door de infrastructuur op de juiste wijze in te richten waarbij men onder andere  kan denken aan het dubbel uitvoeren van kritische componenten en een noodstroomvoorziening met voldoende capaciteit (UPS, aggregaat). Hiermee zijn de risico’s op voorhand goed in kaart te brengen.

Het alternatief is dat men een oplossing kiest zoals bij ad.2 aangegeven waarbij men gebruik maakt van een publieke infrastructuur voor de communicatie. Een dergelijke oplossing kan op basis van de gemaakte risicoanalyse toereikend zijn. Denk hierbij aan een BHV-app of een PoC (Push to Talk over Cellular) oplossing. Belangrijk is echter dat men zich realiseert dat men bij de keuze voor communicatie via een publiek netwerk gebonden is aan de dekking en de uptime garanties van de netwerkprovider. Eventuele aanpassingen hierin zijn veelal niet mogelijk.

4. Robuustheid
Het is belangrijk dat het apparaat dat men wil gaan gebruiken om te communiceren bij calamiteiten het altijd doet en in staat is om ook onder moeilijke omstandigheden te blijven functioneren. Portofoons zijn vele malen robuuster dan andere devices en zijn voor dit soort activiteiten ontwikkeld. Gemiddeld gezien mag men er van uit gaan dat een professionele portofoon een levensduur heeft tussen de 5 en 10 jaar. Functionaliteit en batterij van de BHV portofoons buiten beschouwing gelaten.

5. Eenvoud/gemak
Belangrijk voor de keuze van het randapparaat is ook of deze in een reguliere situatie wordt toegepast. Als men bijvoorbeeld kijkt naar het gebruik van portofoons dan zijn er diverse modellen beschikbaar met verschillende features. Als de portofoons alleen bij calamiteiten worden ingezet is het wenselijk om voor een zo simpel mogelijk product te kiezen en deze ook zo in te richten dat de gebruiker er niets aan kan veranderen.

Dan is men zeker dat tijdens een calamiteit het product doet wat het doen moet. Worden de BHV portofoons ook tijdens reguliere werkzaamheden gebruikt door BHV’ers en is men goed bekend met de functionaliteit? Dan kunnen er ook andere portofoons met meer functionaliteit en mogelijkheden worden toegepast.

Natuurlijk kan er ook gekozen worden voor smartphones of PoC devices. Ook hier kan men middels het gebruik van Mobile Device Management veel doen met het zodanig inrichten van deze apparaten dat een juist functioneren wordt bereikt.

6. Beschikbaarheid randapparaat
Het beschikbaar stellen van portofoons met de juiste functionaliteit en accucapaciteit die is afgestemd op de risico’s is redelijk eenvoudig te organiseren. Deze apparatuur is daarvoor ontwikkeld en dat zie je terug in de mogelijkheden ten aanzien van de accessoires. Denk hierbij onder andere aan meervoudige laders met mogelijkheden om de batterijen te conditioneren zodat ze altijd maximaal opgeladen zijn. Ook het feit dat de portofoons bedrijfseigendom zijn en niet mee naar huis worden genomen, maakt dat de logistieke operatie rondom het verstrekken van een goed werkend communicatie device bij een calamiteit redelijk eenvoudig is. Tevens hoeven deze apparaten niet of nauwelijks te worden geupdate en als dat al zo is dan gebeurt dit op een gepland moment zodat de operatie er geen last van hoeft te ondervinden.

Hoe anders is dit met andere apparatuur zoals smartphones of PoC devices. Qua accessoires bieden die veelal niet de gewenste oplossing laat staan dat er standaard accessoires beschikbaar zijn voor het conditioneren van batterijen. Alternatieve apparaten zoals smartphones zijn ondanks de mogelijkheden die er zijn met mobile device management eigenlijk helemaal niet geschikt vanwege het veel grotere risico op storingen.

7. Betrouwbaarheid
Wij zien in de praktijk dat er weinig wordt gedaan aan het onderhoud van een BHV communicatie vloot. Juist daar waar deze randapparaten alleen bij calamiteiten worden ingezet is het van belang dat een periodieke controle er voor zorgt dat de producten als het nodig is gewoon werken. Zo zijn batterijen onderhevig aan veroudering en moeten voor optimale prestaties tenminste elke 3 jaar worden vervangen. Het is dus goed om jaarlijks de batterijcapaciteit te meten en te vast te stellen welke batterijen vervangen moeten worden maar dat geldt ook voor de technische staat van de gehele BHV vloot. U kunt dit vergelijken met de periodieke keuringen van bijvoorbeeld een brandblusser. Het is voor de organisatie een garantie dat men alles gedaan heeft om maximaal toegerust te zijn bij het bestrijden van calamiteiten.

8. Locatie
De locatie waar de organisatie gevestigd is speelt een grote rol bij de keuze van het apparaat dat men wil gebruiken in geval van calamiteit. Wil men randapparaten inzetten waarbij gebruik wordt gemaakt van een publiek net dan kan het bijvoorbeeld betekenen dat in een landelijke omgeving onvoldoende dekking is. Het zou eveneens kunnen betekenen dat in een zeer dichtbevolkte omgeving met wel een goede dekking ook geen communicatie mogelijk is.

Dit kan komen door het feit dat het netwerk overbelast raakt, als omwonenden en passanten ook gaan communiceren via dit netwerk. Zelfs met de huidige vormen van ‘prioriteit op het netwerk’ is het maar zeer de vraag of het publieke netwerk per locatie voldoende capaciteit bevat om de prioriteitgebruikers te scheiden van de gewone gebruikers. Laat staan dat er voldoende gegarandeerde capaciteit beschikbaar is voor het voeren van gesprekken.

Advies

Er is geen eensluidend advies. Per situatie zal moeten worden bekeken welke oplossing het beste aan de wensen en eisen voldoet. Voor kleinere bedrijven met een geringe oppervlakte is wellicht helemaal geen apparatuur nodig omdat men elkaar gemakkelijk ‘face to face’ kan bereiken. Zijn de afstanden wat groter, is de situatie minder overzichtelijk en zijn er wat meer medewerkers (allemaal heel arbitrair!) dan is het toch al snel wenselijk een advies op maat te maken. Wij kunnen u daarbij helpen.